Một điểm quan trọng để nhóm nhỏ nhân viên làm việc hiệu quả là họ có thể làm việc với nhau theo thời gian thực. Sau đây là vài công cụ cộng tác có phí và miễn phí:

Google Apps

Hình 1: Để phân loại nhanh các dự án trong Google Docs, nhấn các tùy chọn bên trái và xem qua dữ liệu truy cập.

Phiên bản Google Apps (google.com/apps) miễn phí có các chức năng: e-mail với không gian lưu trữ lớn, chia sẻ thời gian biểu, chỉnh sửa tài liệu và một số công cụ khác. Tài khoản Gmail miễn phí có dung lượng hơn 7GB và Google thường tăng không gian lưu trữ. Để mã hóa dữ liệu, bạn kết nối qua https, xem tin nhắn qua trình duyệt hay e-mail riêng. Để giao tiếp trực tuyến, Google Talk (google.com/talk) cho phép gửi tin nhắn trực tiếp, gọi điện thoại (VoIP) và xem hình ảnh trực tiếp thông qua webcam. Ngoài các tính năng cơ bản, Google Calendar (google.com/calendar) cho phép chia sẻ hay thêm vào lịch công tác để phục vụ cho việc cộng tác. Bạn có thể đồng bộ hay đọc dữ liệu thông qua trình duyệt web di động. Google Docs (docs.google.com) cho phép xử lý văn bản, bảng tính và công cụ trình diễn - tất cả tương thích với Microsoft Office. Bạn có thể upload tập tin để chia sẻ và chỉnh sửa hay bắt đầu thảo luận sơ bộ. 

Để bảo vệ tính riêng tư, bạn có thể thiết lập các quyền theo từng cá nhân hay theo nhóm, vì thế người chưa được cấp quyền không thể xem hay chỉnh sửa. Với Google Sites (google.com/sites), bạn có thể tạo các cổng thông tin riêng nhằm hạn chế việc chia sẻ thông tin hoặc các chi tiết của phía cộng sự.

Google Apps Premier Edition

Với giá khoảng 950.000đ (50USD)/người/năm, Google Apps Premier Edition tăng không gian lưu trữ, thêm khả năng quản lý nhóm cho tất cả người dùng thông qua giao diện đơn giản. Google Mail 25GB không gian lưu trữ; Google Calendar cập nhật lịch cộng tác, và Google Groups (groups.google.com) cho phép nhân viên giao tiếp qua forum dù đang ở bất kỳ đâu. Cuối cùng, tài khoản Google Apps sử dụng tên miền của doanh nghiệp thay vì “@gmail.com.”

HyperOffice

Hình 2: Hyperoffice cho phép dán ghi chú vào vị trí nào đó.

Với ý tưởng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, HyperOffice (hyperoffice.com) hỗ trợ tính năng mạnh mẽ, thiết kế gói gọn để phù hợp với các công ty thiếu nhân lực CNTT. Các tính năng của HyperOffice cho phép quản lý danh bạ, tin nhắn, các dự án, các tập tin... Công cụ còn cho phép đồng bộ với Outlook và bạn có thể đọc e-mail qua giao thức IMAP hay POP. Một công cụ họp trực tuyến cho phép bạn thuyết trình, nhưng HyperOffice lại chuyển tính năng tán gẫu sang Skype. Bạn có thể theo dõi tiến độ công việc và xây dựng các công cụ đơn giản để tự động hóa một số quy trình, và có thể thiết lập tùy chỉnh chia sẻ dữ liệu. HyperOffice giá từ 190.000đ (10USD hoặc hơn)/người/tháng, các dịch vụ hội nghị và công cụ tiên tiến khác phải trả thêm chi phí.

Ba tùy chọn khác

Microsoft Business Productivity Online Standard Suite - BPOS (find.pcworld.com/69845) sẽ là công cụ tuyệt vời nếu bạn sử dụng nền tảng Microsoft như Exchange Server và SharePoint. Giá khoảng 190.000đ/người/tháng, BPOS lưu trữ trực tuyến các xuất bản của dịch vụ này, với trình duyệt hỗ trợ máy Mac hay PC. 

Lotus Live (lotuslive.com) có các tính năng như webcasting và các công cụ họp trực tuyến. Nhưng để sử dụng công cụ này, cần có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ (thích hợp cho doanh nghiệp lớn, có đội ngũ nhân viên IT). Dịch vụ Lotus Live có giá cạnh tranh, dùng bao nhiêu trả tiền bấy nhiêu. 

Zoho (zoho.com) sử dụng mô hình của Google (từ miễn phí đến có phí), và cung cấp nhiều ứng dụng nền tảng “đám mây” (cloudbased). Các công cụ e-mail hosting, lịch công tác, danh sách liên hệ, và công cụ cộng tác đều có, chẳng hạn công cụ cho CRM, nguồn nhân lực và quản lý dự án. Zoho hỗ trợ nội bộ ít hơn các công cụ của Microsoft và IBM. Ứng dụng của Zoho có cảm giác được phân hoạch riêng từng mục. Và cũng giống như Lotus Live, Zoho có sẵn danh mục giá cho từng ứng dụng, sử dụng công cụ nào trả tiền cho công cụ ấy.

Chọn đúng dịch vụ

Nhiều doanh nghiệp trung bình và nhỏ có thể chọn công cụ cộng tác miễn phí của Google. Nhưng để quản lý dự án hay các tính năng quan trọng khác, doanh nghiệp nên chọn gói dịch vụ Premium. Các công cụ trên đều là các công cụ mạnh, khi chưa chắc chắn, đừng ngại dùng phiên bản miễn phí để thử.