Vista và Windows 7 cho phép dễ dàng tạo tag. Trong Windows Explorer, bạn nhấn chuột lên tập tin và tìm ở phần cuối của cửa sổ mục Tags; chọn mục này và bắt đầu gõ vào từ khóa. Bạn có thể nhập nhiều từ khóa, phân chia với nhau bởi dấu chấm phẩy.

Hình 1: Bạn có thể bổ sung tag vào tập tin hình để dễ dàng hơn khi tìm kiếm.

Để tìm ảnh, bạn vào bất kỳ mục tìm kiếm nào (như trong Windows Explorer) và nhập vào từ tag: cùng với từ khóa tìm kiếm. Hoặc, bạn nhấn vào cột Tags gần phần trên cùng của cửa sổ Explorer, sau đó chờ một danh sách các nhãn có thể sử dụng xuất hiện và đánh dấu chọn những nhãn nào mà bạn yêu cầu. Nếu không nhìn thấy các đầu đề, bạn nhấn phải chuột lên một chỗ trống trong thư mục đó rồi chọn View.Details.

Trong khi đó, người dùng XP phải sử dụng một tiện ích quản lý ảnh để làm công việc này. Hiện có nhiều lựa chọn và một trong số đó là Windows Live Photo Gallery của Microsoft (find.pcworld.com/64075). Tiện ích này cho phép bạn gán nhãn bằng cách kéo và thả các khoản mục vào trong một khung giống như thư mục, đồng thời cho phép quản lý cấp bậc của các tag. Với Vista, người dùng có thể sử dụng Windows Photo Gallery.

GỬI EMAIL AN TOÀN

Bạn muốn gửi mật khẩu, số tài khoản và những dữ liệu nhạy cảm khác cho sếp qua email? Hoàn toàn có thể được, tuy nhiên, bạn không thể phó thác mọi tin tưởng vào trình gửi nhận email với những thông tin như thế. Khi email của bạn di chuyển từ máy chủ này sang máy chủ khác, vài người dùng "cao tay" có cơ hội đọc chúng. Vậy phải làm thế nào? Bạn có vài lựa chọn.

Hình 2: Để bảo vệ thông tin nhạy cảm trong email, bạn đặt chúng vào 1 tập tin .zip được mã hoá theo thuật toán AES.

Mã hóa với khóa chung hay riêng: Outlook 2007 và các tiện ích khác đều hỗ trợ tính năng này. Khóa chung (hay khóa công cộng) có thể mã hóa nhưng không thể giải mã, do đó bạn có thể chia sẻ chúng. Về phần mình, bạn giữ lại khóa riêng dùng để giải mã. Cả người gửi lẫn người nhận đều phải thiết lập loại mã hóa kể trên, và dĩ nhiên việc này không hề dễ dàng đối với những người dùng ít kinh nghiệm về mặt kỹ thuật. Nhìn chung, đây là chọn lựa tốt trong môi trường doanh nghiệp nơi luôn có bộ phận chuyên trách CNTT.
 

Sử dụng tập tin nén .zip được bảo vệ bằng mật khẩu: Tùy thuộc vào phần mềm dùng để tạo ra tập tin .zip, bạn sẽ có một tùy chọn để bảo vệ chúng bằng mật khẩu. Tuy nhiên, đừng chọn giải pháp này nếu phần mềm đó không hỗ trợ chuẩn mã hóa/thuật toán AES cao cấp bởi mật khẩu chuẩn của định dạng .zip rất dễ bị "bẻ khóa". Hiện nay đã có nhiều phần mềm nén hỗ trợ AES, như WinZip (find.pcworld.com/64000) hay phần mềm nguồn mở miễn phí 7-Zip (find.pcworld.com/61828). Trong khi đó, công cụ nén .zip tích hợp của Windows lại không hỗ trợ AES.

Sử dụng dịch vụ email và gửi tập tin an toàn: Thay vì gửi dữ liệu qua email, bạn hãy đặt chúng trên một dịch vụ webmail an toàn để người nhận lên đó tải về. Ví dụ, với dịch vụ miễn phí Send (www.sendinc.com), bạn không cần chia sẻ bất kỳ mật khẩu nào; và khi bạn đặt dữ liệu lên Send, dịch vụ sẽ gửi email thông báo đến người nhận và những người này cần sở hữu một tài khoản Send để có thể tải về các tài liệu được chia sẻ.