INTERNET

Với Gmail, Hotmail hay Yahoo Mail bạn đều có thể sao lưu thông điệp nhanh chóng.

Rất may, Google đã phục hồi lại được số email bị xóa này chỉ trong thời gian một tuần. Mặc dù vậy, đây vẫn là một cảnh báo quan trọng. Thời điểm cần phải sao lưu các email cơ sở Web của bạn đã đến ngay trước mắt.

Gmail

Bạn có một phương pháp miễn phí, đơn giản để sao lưu tài khoản Gmail của mình là Gmail Backup (find.pcworld.com/71749) có khả năng hoạt động với Windows và Linux. Trong chương trình này, bạn nhập địa chỉ Gmail và mật khẩu vào, rồi chọn thư mục sao lưu, nơi mà bạn sẽ cất giữ các thông điệp ở đó; bạn có thể dùng folder mặc định hoặc find/ create của riêng mình bằng cách nhấn chuột Directory.

Bạn có thể sao lưu các thông điệp mới nhất hoặc tất cả các email từ một giới hạn ngày tháng xác định. Để sao lưu tất cả các email trong tài khoản của mình, bạn chọn một “Since date” (ngày tháng bắt đầu) từ trước khi bạn mở tài khoản này. Nhấn chuột nút Backup.

Quá trình này có thể mất nhiều thời gian, nhưng bạn có thể chạy nó trong background. Bạn cũng có thể sao lưu nhiều lần, để cho Gmail Backup có thể bỏ qua các thông điệp đã được tải vào một folder riêng.

Nếu có điều gì đó xảy ra với tài khoản Gmail của bạn sau khi mở máy, bạn có thể phục hồi các thông điệp. Để thực hiện điều này, bạn nhập địa chỉ và password dùng cho tài khoản Gmail mà bạn muốn phục hồi các thông điệp này vào, rồi sau đó chọn folder sao lưu sẽ chứa các thông điệp đối với tài khoản mà bạn muốn phục hồi từ đó. Những thứ này không bắt buộc phải cùng tài khoản.

Trong các nhãn, Gmail Backup không thể hỗ trợ loại ký tự không nằm trong bảng các chữ cái và chữ số (như dấu hoa thị hoặc dấu phẩy chẳng hạn). Điều hạn chế khác duy nhất của nó là không sao lưu các nhật ký chuyện phiếm – Gmail không đưa các thứ này vào trong folder “All Mail”, loại folder mà diện tích này sục sạo.

Hotmail

Những người dùng Hotmail và các dịch vụ loại khác chỉ có thể xem xét Windows, thì MailStore Home miễn phí (find.pcworld.com/71750) sẽ sao lưu và phục hồi các email loại của máy tính để bàn và loại có cơ sở Web.
Trong MailStore Home, bạn nhấn chuột Archive email. Chọn POP3 mailbox và nhập địa chỉ email của bạn , tính “chủ” (đối với Hotmail là pop3.live.com) và mật khẩu của bạn vào. Đặt “Access via” vào POP3-SSL rồi nhấn chuột Next.

Cài đặt mặc định này có nghĩa các thông điệp không bao giờ bị xóa khỏi chủ khi công cụ này được tải xuống chúng. Hãy để mặc nó như vậy (cuối cùng, khi bạn đang sao lưu thư, bạn cũng không di chuyển nó).

Bạn không chỉ có thể xem email trong MailStore Home mà bạn có thể sao lưu các tập tin vào một CD, DVD hay ổ đĩa USB. Công cụ này duy trì tức khắc các folder và các nhãn, đồng thời nó còn có thể chạy trong sự tăng cường (bỏ qua các tin tức mà nó đã lưu giữ được).

Thêm vào đó, mặc dù trong Hotmail tôi có ít tin tức hơn so với trong Gmail, nhưng MailStore Home có vẻ nhanh hơn Gmail Backup (và bạn cũng có thể dùng MailStore Home để sao lưu Gmail).

Yahoo Mail

Vì Yahoo vô hiệu hóa sự truy cập POP3 đối với những người dùng tự do (không có Yahoo Mail Plus với giá 20USD mỗi năm), nên MailStore Home sẽ không hoạt động. Thay vào đó, bạn phải cài đặt Zimbra Desktop miễn phí (find.pcworld.com/71751). Nó sẽ hoạt động cùng với Yahoo Mail, Gmail, và Hotmail.

Nhấn chuột Add New Account. Chọn Yahoo từ trình đơn rơi xuống rồi điền vào trong khoảng trống. Bạn cũng có thể đồng bộ các lịch, các tiếp xúc, và các nhóm. Nhấn chuột Volidate and save và đợi cho đến khi Zimbra đồng bộ (có thể chỉ một lát). Sau đó nhấn chuột Launch Desktop rồi chuyển đến Preferences. Bên dưới tài khoản Yahoo của mình, bạn nhấn chuột Import/ Export. Bên dưới Export, bạn phải bảo đảm Account đã được check, và check lên hộp Advanced Settings. Nếu không muốn đồng bộ mọi thứ, bạn uncheck tất cả trừ Mail, rồi sau đó nhấn chuột Export.

Bạn sẽ có một tập tin.tgz đã được đóng khóa; bạn có thể mở nó bằng WinRAR (find.pcworld.com/61418). Thông điệp được cất trong các tập tin .eml, mà một chương trình email trong máy desktop có thể mở nó. Bạn cũng có thể nhập tập tin đã được đóng khóa vào trong Zimbra Desktop, và nó sẽ khôi phục lại tất cả các thông điệp của bạn; sau đó tiện ích này sẽ đồng bộ với server, và tài khoản Yahoo Mail của bạn sẽ đi sau nó một bước.

PC World Mỹ 6/2011