Đó chính là kết luận của cuộc khảo sát hiện trạng quản lý thông tin năm 2010 do tổ chức nghiên cứu Applied Research và tập đoàn Symantec thực hiện với 1.680 nhà quản lý CNTT và chuyên gia pháp lý trong doanh nghiệp tại 26 quốc gia về cách thức họ quản lý các thông tin kinh doanh quan trọng.

87% đơn vị được hỏi nói rằng họ tin tưởng vào giá trị của kế hoạch lưu trữ thông tin chính thức, nhưng chỉ có 46% đơn vị triển khai kế hoạch đó. Ngoài ra, rất ít trong số đó thực sự thực thi chính sách của họ. Cuộc khảo sát cũng chỉ ra rằng quá nhiều các doanh nghiệp lưu trữ thông tin theo kiểu vô hạn định ngay cả khi họ đã có chính sách về việc đó. Thay vì thực thi chính sách cho phép họ tự tin xóa bỏ dữ liệu dư thừa, không còn dùng đến thì các doanh nghiệp lại để dữ liệu phình ra một cách không kiểm soát.

Ảnh minh họa: Investigate Caffeine.

Cuộc khảo sát nêu ra 3 thực tế trong công tác quản lý thông tin doanh nghiệp hiện nay: có sự cách biệt giữa mục tiêu quản lý thông tin doanh nghiệp với hoạt động thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng không đúng hệ thống sao lưu dữ liệu cho công tác lưu trữ dữ liệu (archiving), và thậm chí là không thể giải thích được tại sao họ lại giữ tới 40% dữ liệu có được trên băng từ.

Theo bà Suzie Tan, Tổng giám đốc Symantec Việt Nam, khoảng cách trên làm gia tăng nhanh chóng lượng dữ liệu lưu trữ, tạo ra các bản sao lưu khó xác định, làm tăng nguy cơ tranh chấp pháp lý và làm cho quá trình khôi phục tốn kém và thiếu hiệu quả, khiến cho doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều vấn đề nghiêm trọng.

Một kế hoạch quản lý thông tin toàn diện là rất quan trọng đối với việc quản lý hiệu quả lượng dữ liệu ngày càng tăng cao, trong khi vẫn đảm bảo được khả năng tìm kiếm và khôi phục thông tin cụ thể một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, việc e ngại xóa nhầm các thông tin quan trọng lại khiến cho doanh nghiệp không thể từ bỏ phương thức lãng phí là lưu giữ tất cả thông tin mãi mãi. Hiện tượng này đặc biệt phổ biến trong môi trường sao lưu, nơi mà các doanh nghiệp chỉ bắt đầu công việc lưu trữ dữ liệu nếu cảm thấy cần thiết ở một điểm nào đó. Hướng tiếp cận đó cho thấy doanh nghiệp còn quan tâm rất ít tới kế hoạch lưu trữ hoặc quản lý các tài nguyên CNTT khác. Các doanh nghiệp đang sao lưu dữ liệu theo kiểu để lưu trữ chứ không coi đó là công cụ giúp họ khôi phục hệ thống trong trường hợp xảy ra thảm họa.

Theo bà Tan, việc quản lý không đúng các thông tin có thể sử dụng làm bằng chứng pháp lý là một vấn đề lớn đối với doanh nghiệp. Hầu hết (70%) các doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống sao lưu dữ liệu để chuẩn bị sẵn các thông tin này, trong khi hệ thống sao lưu vốn dĩ lại không được thiết kế cho nhiệm vụ đó. Nghiêm trọng hơn khi 25% doanh nghiệp đã giữ lại toàn bộ bản sao lưu cho tệp tin và tài liệu có liên quan đến pháp lý. Điều đó dẫn tới việc 45% lượng thông tin sao lưu có nguồn gốc xuất xứ từ đây.

Sao lưu là dựa trên hệ thống và hoàn toàn không thích hợp cho mục đích lưu giữ thông tin pháp lý, vốn cần phải có nghiệp vụ riêng. Đây là lý do tại sao doanh nghiệp cần tính tới kỹ thuật lưu giữ archiving để bổ sung cho việc sao lưu. Các tổ chức cũng cần phải khôi phục bản sao lưu theo mục đích sử dụng cũng như nhu cầu khôi phục thảm họa, trong khi vẫn đáp ứng tốt cho nhu cầu người dùng cuối về tìm kiếm, khám phá và điều tra thông qua thông qua lưu trữ archiving. Việc sao lưu (backup) là dành cho khôi phục dữ liệu nói chung, lưu trữ (archiving) là dành cho khôi phục dữ liệu, được thực hiện bởi người dùng cuối và người dùng hợp pháp.

Khảo sát nói trên của Applied Research cho thấy các doanh nghiệp đang tỏ ra nhầm lẫn về khái niệm lưu trữ archiving. Chẳng hạn, 3/4 bản sao lưu được lưu giữ vô thời hạn hoặc được dùng cho mục đích pháp lý. Trong khi đó, 51% doanh nghiệp cấm nhân viên không được tạo ra các bản lưu riêng của họ trên máy tính hoặc ổ cứng cục bộ. Tuy vậy, 65% doanh nghiệp nói rằng người dùng cuối vẫn thực hiện việc này.

Một số nghiên cứu khác cũng đã chỉ ra rằng kho lưu trữ tiếp tục ngốn một phần lớn ngân sách CNTT của doanh nghiệp năm này qua năm khác, trong khi ngân sách dành cho việc này lại hầu như không tăng. Việc doanh nghiệp dễ dàng chi tiền để tăng thêm không gian lưu trữ khiến cho câu chuyện phải mất cả cuối tuần để thực hiện công đoạn sao lưu ngày càng trở nên phổ biến hơn. Trong khi đó, thời gian khôi phục dữ liệu lại càng tệ hơn. Khoảng thời gian cần để khôi phục những bản sao lưu khổng lồ đó có thể khiến cho bất cứ chương trình khôi phục thảm họa nào bó tay. Khi đó, việc đáp ứng được nhu cầu khôi phục càng trở nên khó khăn gấp bội với lượng thông tin khổng lồ và những công cụ thiếu hiệu quả đó. Khi 1 GB không gian lưu trữ chứa tới 100.000 e-mail thì doanh nghiệp rất dễ phá sản bởi chi phí cho luật sư xem xét toàn bộ dữ liệu điện tử đó rất cao. Thường thì chi phí xem xét hồ sơ điện tử của luật sư gấp 1.500 lần chi phí lưu trữ dữ liệu.

V.T.