Free Address Book có gì hay?

Chương trình cho phép lưu trữ thông tin đa dạng trên mỗi đối tượng.

Không hạn chế số lượng đối tượng trong danh bạ. Có công cụ tìm kiếm giúp tra nhanh danh bạ lớn.

Hỗ trợ tiếng Việt Unicode và hình ảnh.

Cho phép tạo bản sao lưu và phục hồi nhanh chóng từ các tập tin *.mdb.

Hỗ trợ in ấn thông tin trong danh bạ với nhiều tùy chọn.

Thêm đối tượng mới và chỉnh sửa

Trên giao diện chính của Free Address Book, bạn nhấn chuột phải vào vùng trống, rồi chọn New (phím tắt: Insert) hoặc nhấn vào biểu tượng New dưới cùng giao diện để mở cửa sổ thêm đối tượng mới vào danh bạ. Trên cửa sổ hiện ra, bạn chỉ việc nhập các thông tin theo mẫu có sẵn, để chèn hình đại diện cho đối tượng bạn nhấn vào Open picture… Nếu đối tượng cần thêm có các thông tin liên quan đến tính chất công ty thì bạn đánh dấu chọn vào Company để kích hoạt hiệu lực trường các thông tin trong mục Company. Xong, nhấn Save and Close để lưu vào trở lại giao diện chính hoặc nhấn Save and New để lưu và tiếp tục thêm đối tượng mới. Riêng nút Cancel để hủy bỏ thao tác đang làm, sau khi hủy bỏ thì những thông tin vừa nhập sẽ không được lưu và không thể phục hồi lại được.

Ngoài ra, thanh công cụ phía dưới còn cung cấp cho bạn các tính năng

- New: Thêm đối tượng mới.

- Open as new: Mở xem thông tin đối tượng đang được chọn và sẽ được lưu thành đối tượng mới sau khi sửa và lưu.

- Edit: Sửa thông tin đối tượng, sau khi lưu thông tin sẽ được ghi đè lên đối tượng được chọn.

- Delete: Xóa đối tượng khỏi danh bạ. - Print: In thông tin các đối tượng với nhiều tùy chọn.

- Exit: Thoát khỏi chương trình.

Thiết lập chế độ in

Mặc định, chương trình sẽ in tất cả các thông tin khi chọn chế độ in riêng một đối tượng; Chỉ in 5 thông tin của mỗi đối tượng khi chọn chế độ in tất cả các đối tượng đang có. Để thay đổi những thiết lập này, bạn vào Tools, chọn Set printable view. Thẻ Contact’s details settings sẽ cung cấp 3 tùy chọn dành cho in một đối tượng: All fields (in tất cả các trường – tùy chọn mặc định), Only the filled fields (chỉ in các trường có thông tin), Only the selected fields (chỉ in các trường do bạn tùy chỉnh bên dưới, bạn đánh dấu vào các trường mình cần in). Thẻ Contact list settings giúp bạn tùy chỉnh việc in tất cả các đối tượng. Chương trình chỉ cung cấp một kiểu in duy nhất là các đối tượng được sắp xếp từ trên xuống theo đúng thứ tự của bảng chữ cái dựa vào kí tự đầu tiên của trường First name, các thông tin của mỗi đối tượng được in theo hàng ngang tương ứng. Nhiệm vụ của bạn là chỉ việc tùy chọn các trường muốn in ra ở mục Fields. Sau khi hoàn thành tùy chỉnh bạn nhấn Save.

Tính năng tìm kiếm mạnh mẽ

Nếu danh bạ trở nên đồ sộ và bạn không thể duyệt tìm theo danh sách thì hãy sử dụng công cụ tìm kiếm. Công cụ này khá đơn giản nhưng thật sự mạnh mẽ, bởi bạn chỉ cần cung cấp một từ khóa gợi ý bất kì có trong thông tin của đối tượng thì chương trình sẽ lọc ra ngay cho bạn. Bạn nhập từ khóa vào thanh trống phía trên giao diện, ngay lập tức công cụ sẽ thực hiện dò tìm mà không cần bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp, để trở lại danh sách đầy đủ bạn nhấn vào dấu x. Ngoài ra, do tính năng tìm kiếm này cho ra kết quả với mọi đối tượng có chứa từ khóa tìm kiếm ở bất kỳ đâu nên có thể sẽ thiếu chính xác, vì vậy khi chắc chắn rằng từ khóa bạn nhập vào là kí tự bắt đầu của một từ thuộc trường nào đó, bạn đánh dấu chọn vào ô trống ngay sau thanh nhập liệu.

Thay đổi các thông tin hiển thị trên giao diện chính

Bạn có thể nhấn chuột phải lên vùng trống trên giao diện chính và chọn Columns, đánh dấu vào các trường muốn hiển thị cho mỗi đối tượng trong danh sách. Với cách này, bạn có thể ẩn đi những thông tin không cần thiết và cho hiển thị những thông tin quan trọng, nhờ vậy bạn sẽ đọc được ngay thông tin cần thiết của đối tượng cần tìm mà không cần phải mở ra xem đầy đủ thông tin trên cửa sổ mới.

Tạo bản sao lưu

Để phòng tránh trường hợp dữ liệu bị mất do Windows bị lỗi phải cài mới hay do virus… bạn nên tạo một bản sao lưu những thông tin đã có bằng cách vào Tools, chọn Create new database backup, chọn nơi lưu và đặt tên cho tập tin sao lưu tại trường File Name, nhấn Save để lưu.

Phục hồi lại thông tin đã lưu

Đi kèm với tính năng sao lưu là tính năng phục hồi nhanh chóng. Bạn chỉ việc vào Tools, chọn Restore your database, chọn Yes nếu có câu yêu cầu hiện ra và chỉ đường dẫn đến nơi chứa tập tin đã sao lưu, nhấn Open. Phần mềm miễn phí này của GAS Softwares và bạn có thể tải tại địa chỉ http://addressbook.gassoftwares.com/ hay http://tinyurl.com/lythanh527.